Rekisteriseloste

Suomi Solutions (Y-tunnus: 1807326-7)

Rekisteriasioita hoitava henkilö:
Niko Partanen
Puhelin 020 761 3750
hallinto@suomisolutions.fi

Rekisterin nimi on Suomi Solutionsin asiakasrekisteri (tilaukset, laskutus ja asiakaspalvelu). Henkilö voidaan rekisteröidä asiakasrekisteriin esimerkiksi silloin, kun hän on tilannut tuotteita tai palveluita sivuston Stripe-kassalla, puhelimitse tai sähköpostitse, vastaanottaa tarjouksia tai osallistuu Suomi Solutionsin järjestämään tilaisuuteen.

Rekisteriä käytetään asiakkaiden laskuttamiseen, tilausten arkistointiin ja käsittelyyn sekä asiakassuhteen hoitamiseen. Tietoja voidaan käyttää myös toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää Suomi Solutionsin omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• henkilön etu- ja sukunimi
• sähköpostiosoite
• postiosoite
• kaupunki
• postinumero
• puhelinnumero
• tiedot käsitellyistä tilauksista
• mahdollinen yrityksen nimi
• mahdollinen verkkolaskuosoite
• Y-tunnus tai ALV-numero
• Stripe-maksupalvelun asiakas- ja tilaustunnisteet (ei maksukorttitietoja)
• tilattuihin palveluihin liittyvät tekniset tiedot, kuten verkkotunnukset ja palvelutilin tunnukset

Asiakasrekisterin tiedot ovat lähtökohtaisesti vain Suomi Solutionsin käytössä. Tietoja voidaan luovuttaa ulkoiselle palveluntarjoajalle silloin, kun se on tarpeen lisäarvopalvelun tuottamiseen, laskutukseen, perintään tai lainsäädännön velvoitteen täyttämiseen.

Maksut välittää Stripe, jonka lukuun tietoja voidaan käsitellä myös Yhdysvalloissa EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Data Privacy Framework -järjestelyn ja/tai vakiosopimuslausekkeiden nojalla; muutoin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Verkkotunnusten rekisteröinnissä haltijan tiedot välitetään Traficomille tai kyseisen päätteen rekisterille. Tietojen poistamista ei jätetä pelkästään rekisteröidyn pyynnön varaan, vaan tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan oma-aloitteisesti alla kuvattujen periaatteiden mukaisesti.

Kun palvelu, asiakassuhde tai muu käsittelyn tarkoitus päättyy, poistamme tai anonymisoimme siihen liittyvät henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Asiakastili-, yhteys-, profiili-, tuki- ja muut palvelun tuottamiseen liittyvät tiedot poistetaan tavallisesti heti ja viimeistään 30 päivän kuluessa siitä, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta. Asiakastiliä ei säilytetä määräämättömän ajan vain siksi, ettei asiakas ole pyytänyt sen poistamista.

Lakisääteinen aineisto erotetaan muista tiedoista.
Kirjanpitolain edellyttämiä tositteita ja liiketapahtumia koskevaa aineistoa säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Kirjanpitolain kymmenen vuoden määräajan piiriin kuuluva aineisto säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Jos muu pakottava säännös edellyttää yksilöidylle aineistolle pidempää aikaa, noudatamme kyseistä määräaikaa ja dokumentoimme sen perusteen. Tämä ei oikeuta säilyttämään koko asiakastiliä, markkinointitietoja tai päättyneen palvelun teknistä aineistoa.

Yksilöityyn riitaan tai oikeusvaateeseen liittyvistä tiedoista säilytetään vain asian laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi välttämätön osa asian käsittelyn ja sovellettavan lakisääteisen vanhentumisajan ajan. Säilytyksen tarve dokumentoidaan ja tarkistetaan vähintään vuosittain. Tiedot poistetaan viipymättä, kun peruste päättyy.

Tietoryhmäkohtaiset määräajat, varmuuskopioiden käsittely ja poistamisen tarkemmat periaatteet on kuvattu tietosuojaselosteen säilytystaulukossa.

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Stripe-maksupalvelun tai laskutusjärjestelmän henkilökohtaisia, vahvalla tunnistautumisella suojattuja tunnuksia.

Järjestelmät sijaitsevat pilvipalveluissa, joissa noudatetaan korkeaa tietoturvatasoa. Kaikki liikennöinti tapahtuu aina suojatussa yhteydessä.